PLAN DE COMUNICACIÓN HOSPITAL UNIVERSITARIO DE CALI

1. Situación actual
2. Meta
3. Objetivos
4. Estrategias
5. Propuesta de monitoreo

SITUACION ACTUAL


El Hospital Universitario de Cali, es una institución estatal con cerca de 850 empleados (entre personal médico, personal administrativo y personal operativo) que brinda atención de nivel III a pacientes y usuarios de Cali y varios municipios del departamento del Valle del Cauca. En diciembre de 2008 realizó una auditoría de comunicación interna que arrojó, entre otros elementos, los siguientes resultados:


DEBILIDADES:

Hay un 43% del personal de todos los niveles que no tiene una buena percepción del ambiente laboral. Los demás atributos son: responsabilidad social empresarial, servicio al cliente, investigación científica.

Los empleados consideran que las principales barreras de comunicación en el hospital están asociadas a: 1. Falta de tiempo de los directivos para comunicar (que fue evidenciada por el 76% de los empleados), 2. Poca existencia de canales de comunicación ascendente (planteado por el 58% de los encuestados), 3. Existencia de una comunicación más enfocada a las ordenes e instrucciones que a generar pertenencia y motivación (idea respaldada por el 71% de los encuestados).

OPORTUNIDADES:

De los cuatro canales de comunicación interna evaluados, el de mejor valoración fue el boletín impreso semanal, que recibió un 85% de aceptación positiva. La Intranet y las reuniones informativas tuvieron un índice de aceptación del 61 y 72% respectivamente.


FORTALEZAS:

El 65% de los empleados de nivel operativo conocen adecuadamente los elementos esenciales de la historia, el presente y futuro de la organización . Un 87% del nivel administrativo tiene un conocimiento adecuado de la historia, el presente y el futuro del hospital. Un 42% de los empleados de nivel operativo tiene un conocimiento adecuado de esos mismos elementos.

En general, el 65% de los empleados tiene una valoración positiva de los atributos de reputación e imagen del hospital

AMENAZAS:

El 43% del personal operativo sostuvo que los temas divulgados a través de los diferentes medios, no respondían totalmente a sus expectativas.

META

Posicionar al Hospital Universitario de Cali como el mejor del Departamento, en cuanto a la prestación de servicios en salud pública y a la vez satisfacer las expectativas de las personas que conforman esta organización. (Empleados).

OBJETIVO GENERAL

Propiciar una comunicación interna favorable y eficiente entre empleados y directivos que genere un clima organizacional en el que cada miembro de esta organización se sienta parte de ella.

OBJETIVOS ESPECIFICOS


Generar un ambiente de apropiación entre empleados y directivos del HUV, sobre la identidad de la organización. Su misión, visión y lo que ha logrado hasta el momento.

Lograr altos niveles de reputación corporativa en los públicos internos y externos del HUV.

Implementar nuevas formas de comunicación entre empleados y directivos que permita, así como la información y los que se logra con ella.



ESTRATEGIAS

1. A Propiciar encuentros de empleados y directivos de cada area del HUV según sea el caso para darles a conocer decisiones , cambios , etc.
B. Generar espacios informales en los que los que el empleado tenga posibilidad de acudir a los directivos para el cuestionamiento e interrogante respecto al funcionamiento del HUV.


2 A. Realizar actividades lúdicas entre directivos del HUV y empleados para interactuar acerca de las condiciones, los beneficios y oposiciones de la toma de decisiones o sobre inconformidades de este.
B. Aplicar visitas por parte de los directivos a las diferentes partes en las que laboran los empleados para conocer inquietudes.



3 A. Dar a conocer a los directivos la importancia de la comunicación con sus empleados del HUV.


4 A. Capacitar a los empleados para que tenga una apropiación de la identidad del HUV, puedan conocer y proyectar la misión, visión, los beneficios y progresos de esta organización.
B. Capacitar a los diferentes públicos, por medio de charlas abiertas sobre los beneficios de esta entidad prestadora de salud.


5 A. Propiciar ambiente de motivación entre empleados y directivos, que permita un mejor desempeño en el trabajo.
B. Tener en cuenta cada fecha que tenga alguna importancia para el miembro de esta organización para hacerlo parte de este.


6 A.Tener en cuenta a los públicos externos, es así como es necesario generar un espacio para las quejas de los usuarios del HUV.

TACTICAS, ACCIONES Y ENTREGABLES.

TACTICA 1:

La realización de un conversatorio mensual donde participen los directivos y empleados.

ACCION 1:

El conversatorio se realizara una vez al mes y se tratara un eje temático por conversatorio, este espacio será articulado para generar una comunicación efectiva entre directivos y empleados. La dinámica permitirá la participación a empleados de acuerdo a sus inquietudes e inconformidades.

ENTREGABLE 1:

Videos de cada conversatorio

Un acta como constancia de los asistentes al conversatorio, los puntos tratados y las inconformidades manifestadas por cada eje temático.


TACTICA 3:

Se llevara a cabo un concurso de apropiación de la identidad, visión, misión, valores corporativos del HUV entre las directivas y empleados.

ACCION 3:

Se realizara una yincana con la modalidad de concurso una vez cada tres meses, participaran en ella directivos, docentes y estudiantes, los tema a tratar serán sobre la apropiación que se tiene de la organización

ENTREGABLES:

Video de cada yincana.


TACTICA 4:

Se implementaran visitas por parte de las directivas del HUV a cada uno de los grupos de cada parte del hospital para afrontar inconformidades, dudas, sugerencias entre otros.

ACCION 4:

De acuerdo con los horarios de cada empleado se adecuaran las visitas de los directivos a los diferentes espacios de trabajo donde podrán manifestar sus inconformidades, dudas y sugerencias este proceso tendrá una duración máxima de una hora.


ENTREGABLES 4:

Acta de jornada de socialización donde se estipulan asistentes y comentarios de participación.


PROPUESTA DE MONITOREO:

La mejor forma de evidenciar el éxito del plan es mostrar los resultados. La propuesta seria evaluar los objetivos del plan y los fines conseguidos hasta ahora mediante registros audiovisuales, diagramas como muestra cuantitativa y difundirlos por medio por canales estratégicos del HUV.

Ya para medir la información recibida, la aceptación y entendimiento de esta entre el empleado y directivos seria adecuado el manejo de encuestas, medición de la participación y asistencia a los eventos propuestos en las estrategias mediante los registros escritos.

REFLEXIÓN RELACIONES PÚBLICAS:

La exposición desarrollada en clase, plantea una reflexión relevante sobre la importancia de las Relaciones Públicas en una organización. Por Relaciones Públicas entendemos que es el manejo estratégico de las relaciones entre una organización o institución y sus diversas Audiencias cuyo propósito es el incrementar el posicionamiento, estimular las ventas, facilitar las comunicaciones y establecer relaciones entre las Audiencias Objetivo, la empresa y su marca. Esto permite que la empresa sea guiada hacia la excelencia y alcance un alto grado de competitividad, por lo tanto lograra la preferencia en su entorno.

Por medio de las Relaciones Públicas, se definen unos objetivos que deben tener en cuenta la eficacia, efectividad y recursos comunicativos para que dichos objetivos tengan un valor dentro y fuera de la Organización. Para esto, debe implementarse una investigación previa y pertinente que permita dar respuesta a preguntas como: ¿Qué han hecho las R.P para que la organización sea eficaz?

Cuando se van a definir los objetivos es importante tener en cuenta tres ideas que plantean la molécula conductual: Construir, seleccionar y detectar, estos nos ayudan a implementar nuevas estrategias dentro de la Organización.

Las metas y los objetivos de las Relaciones Públicas están definidos como fines hacia los que se dirige una acción, pero no se deben confundir con simples conceptos, pues estos nos ayudaran a desarrollar nuestra visión empresarial. Entonces entendemos que las metas son fines que proporcionan un marco para la toma de decisiones y conductas , mientras que los objetivos plantean soluciones esperadas para problemas del día a día que pueden utilizarse para gestionar ese problema y evaluar lo que hemos solucionado.

En la Organización cuando se habla de Relaciones Públicas, también se tiene en cuenta la toma de decisiones por departamento y en el nivel general de una Organización. La toma de decisiones está orientada por el Director de una empresa el cual tiene la responsabilidad de elegir las metas de todo el departamento de relaciones públicas. Esto debe ayudar a la eficacia en la empresa sin dejar a un lado el concepto de este y el modo de aplicación.

Las R. P deben tener en cuenta los efectos de la comunicación: el mensaje, el conocimiento, la conducta y la actitud, dentro y fuera de la Organización. Ellas deben trabajar en conjunto para lograr la eficacia en esta. Las R.P tiene como objetivo evaluar los efectos que causa el contenido de las comunicaciones dirigidas al público y a la organización, para esto se tiene presente las dimensiones que plantea Gruning :

• El publico del objetivo
• La dirección del efecto
• La naturaleza del efecto

OBJETIVOS

1- Identificar las características de los públicos en la Organización para poder plantear los objetivos. (Dirección del efecto)

2- Diseñar estrategias comunicativas en la Organización, para crear relaciones redituables con nuestros públicos.

3- Informar sobre los cambios que se dan dentro y fuera de la Organización a los públicos.

4- Lograr que los públicos se adapten a los cambios de la Organización.

5- Analizar el proceso interno y externo de la Organización (auditoria) para conocer las debilidades, fallas o fortalezas de acuerdo a las necesidades de nuestros públicos.

COMUNICATE

Objetivo general:
· Diseñar un plan de auditoría de comunicación interna, en la facultad de comunicación social y publicidad en relación con los estudiantes de primer a décimo semestre de la universidad Santiago de Cali.

Objetivos específicos:
· Identificar la gestión de comunicación interna en la facultad de comunicación social y publicidad.
· Conocer y evaluar las estrategias de comunicación interna de la facultad de comunicación social y publicidad.
· Analizar las variables que plantea Eugenia Etkin: identidad, comunicación, públicos, posicionamiento e imagen.

Metodología

Para el desarrollo de la auditoria nos vamos a guiar por el modelo de Eugenia Etkins, el cual nos va a permitir obtener un diagnostico de comunicación interna de la facultad de comunicación social y publicidad de la universidad Santiago de Cali, por medio de encuestas se va a realizar el diagnostico de comunicación interna de la facultad, el análisis va a ser de tipo cuantitativo.

Entregable

El proceso de auditoría nos permitirá encontrar las falencias de comunicación que existen en la facultad de comunicación social y publicidad.
Se trata de establecer la cultura en la facultad y de allí ver en que está fallando la comunicación, se trata de analizar la identidad proyectada por la facultad hacia los estudiantes y la forma en que estos la perciben.
Hacer énfasis en los públicos, en este caso los estudiantes, por medio de la encuesta, tendremos los resultados y se tomara en cuenta si la forma de comunicación dirigida a estos públicos es la correcta o se debe replantear, para que esta sea efectiva.
En el posicionamiento de la facultad, se planteará el modelo, al que se quiere llegar y ahí realizar un análisis en cuanto al cambio que se debe hacer.
El concepto de imagen que los estudiantes tienen de la facultad va a permitir plantear acciones de comunicación al publico especifico en este caso los estudiantes de primero a decimo semestre, de la universidad Santiago de Cali.
El tener los resultados de la encuesta, se plantean las estrategias de acuerdo a las necesidades y falencias encontradas en el diagnostico de la comunicación interna.

Cronograma
· Marzo-abril: Planteamiento de las entrevistas, revisión de las mismas para no tener errores a la hora de la interpretación por parte de los estudiante.
· Abril: aplicar una prueba piloto de la encuesta.
· Mayo: hacer la encuesta definitiva.
· Mayo-junio: realizar la respectiva codificación de la encuesta.
· Junio-julio: presentar los resultados y las conclusiones.

ANÁLISIS DEL PERFIL CORPORATIVO

Toda organización, en el momento de proyectarse a los diferentes públicos, ya sean internos (trabajadores) o externos, deben comenzar la acción desde “su propia casa”, es decir, debe tener claro qué es, qué hace y cómo lo hace. Es por esto, que se desarrollara un análisis interno y externo de la USC, que nos permitirá definir el perfil corporativo de dicha organización y a su vez como lo comunica.

OBJETIVO GENERAL:
· Identificar y analizar la personalidad, competencia y públicos de la organización.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
· Establecer los instrumentos de investigación que permitan realizar el análisis corporativo.
· Delimitar los instrumentos de investigación, según nuestras necesidades.

ANÁLISIS INTERNO

En toda organización se establece una identidad corporativa, que define o proyecta la situación actual de la organización, es decir, las creencias, religiones, valores, etc., y a su vez como se comunican. El análisis interno implicará la realización de un estudio de identidad corporativa, de comunicación de la Universidad Santiago de Cali y la idea q tienen los públicos de esta, con el fin de identificar la identidad corporativa de dicha organización.

ANALISIS INTERNO

IDENTIDAD CORPORATIVA


FILOSOFIA CORPORATIVA CULTURA CORPORATIVA
Lo que la empresa quiere ser Lo que la empresa es actualmente

En esta organización (USC), queremos analizar y conocer que clase de filosofía corporativa manejan, cuales son las influencias sobre la cultura corporativa y su gestión, para esto planteo unos instrumentos de investigación que nos permitirán obtener información:
· Cuestionarios
· Grupos Focales
· Observación de sesiones de trabajo

Con la información obtenida, podemos definir las orientaciones y características de la cultura corporativa, para compararla con la deseada. Es decir, que esta investigación nos permitirá crear un balance, para generar mejores propuestas para llegar a la cultura corporativa deseada.

ANÁLISIS EXTERNO
Cuando se analiza la Organización interiormente también se plantea un estudio externo que permita indagar las características de los públicos, de la competencia y la idea que tienen las personas de la Organización. En el análisis externo se estarán indagando las características de los públicos vinculados a la Universidad y de la competencia en el sector educativo.

En el análisis externo, se deben estudiar y conocer las características de los públicos, se debe tener una idea de la competencia, analizar la imagen corporativa. Es por esto que mi planteamiento de trabajo para el análisis externo, es desarrollar una investigación cuanti-cualitativa, que permita conocer la imagen-notoriedad, identidad que tiene la organización en el exterior. En este análisis los instrumentos de investigación son:

· Encuestas: que pueden ser medidas en escala de likert, guttman, thurstone, stapel, etc.

Es así , como mi plan estratégico en la Universidad Santiago de Cali , esta enfocado en manejar una comunicación ascendente y descendente , que permita tener en cuenta a todos los integrantes de una organización : escuchar sus ideas para la solución de problemas , y así involucrar a todas las personas en la organización, Esto genera un buen clima organizacional.