2. Meta
3. Objetivos
4. Estrategias
5. Propuesta de monitoreo
SITUACION ACTUAL
El Hospital Universitario de Cali, es una institución estatal con cerca de 850 empleados (entre personal médico, personal administrativo y personal operativo) que brinda atención de nivel III a pacientes y usuarios de Cali y varios municipios del departamento del Valle del Cauca. En diciembre de 2008 realizó una auditoría de comunicación interna que arrojó, entre otros elementos, los siguientes resultados:
DEBILIDADES:
Hay un 43% del personal de todos los niveles que no tiene una buena percepción del ambiente laboral. Los demás atributos son: responsabilidad social empresarial, servicio al cliente, investigación científica.
Los empleados consideran que las principales barreras de comunicación en el hospital están asociadas a: 1. Falta de tiempo de los directivos para comunicar (que fue evidenciada por el 76% de los empleados), 2. Poca existencia de canales de comunicación ascendente (planteado por el 58% de los encuestados), 3. Existencia de una comunicación más enfocada a las ordenes e instrucciones que a generar pertenencia y motivación (idea respaldada por el 71% de los encuestados).
OPORTUNIDADES:
De los cuatro canales de comunicación interna evaluados, el de mejor valoración fue el boletín impreso semanal, que recibió un 85% de aceptación positiva. La Intranet y las reuniones informativas tuvieron un índice de aceptación del 61 y 72% respectivamente.
FORTALEZAS:
El 65% de los empleados de nivel operativo conocen adecuadamente los elementos esenciales de la historia, el presente y futuro de la organización . Un 87% del nivel administrativo tiene un conocimiento adecuado de la historia, el presente y el futuro del hospital. Un 42% de los empleados de nivel operativo tiene un conocimiento adecuado de esos mismos elementos.
En general, el 65% de los empleados tiene una valoración positiva de los atributos de reputación e imagen del hospital
AMENAZAS:
El 43% del personal operativo sostuvo que los temas divulgados a través de los diferentes medios, no respondían totalmente a sus expectativas.
META
Posicionar al Hospital Universitario de Cali como el mejor del Departamento, en cuanto a la prestación de servicios en salud pública y a la vez satisfacer las expectativas de las personas que conforman esta organización. (Empleados).
OBJETIVO GENERAL
Propiciar una comunicación interna favorable y eficiente entre empleados y directivos que genere un clima organizacional en el que cada miembro de esta organización se sienta parte de ella.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Generar un ambiente de apropiación entre empleados y directivos del HUV, sobre la identidad de la organización. Su misión, visión y lo que ha logrado hasta el momento.
Lograr altos niveles de reputación corporativa en los públicos internos y externos del HUV.
Implementar nuevas formas de comunicación entre empleados y directivos que permita, así como la información y los que se logra con ella.
ESTRATEGIAS
1. A Propiciar encuentros de empleados y directivos de cada area del HUV según sea el caso para darles a conocer decisiones , cambios , etc.
B. Generar espacios informales en los que los que el empleado tenga posibilidad de acudir a los directivos para el cuestionamiento e interrogante respecto al funcionamiento del HUV.
2 A. Realizar actividades lúdicas entre directivos del HUV y empleados para interactuar acerca de las condiciones, los beneficios y oposiciones de la toma de decisiones o sobre inconformidades de este.
B. Aplicar visitas por parte de los directivos a las diferentes partes en las que laboran los empleados para conocer inquietudes.
3 A. Dar a conocer a los directivos la importancia de la comunicación con sus empleados del HUV.
4 A. Capacitar a los empleados para que tenga una apropiación de la identidad del HUV, puedan conocer y proyectar la misión, visión, los beneficios y progresos de esta organización.
B. Capacitar a los diferentes públicos, por medio de charlas abiertas sobre los beneficios de esta entidad prestadora de salud.
5 A. Propiciar ambiente de motivación entre empleados y directivos, que permita un mejor desempeño en el trabajo.
B. Tener en cuenta cada fecha que tenga alguna importancia para el miembro de esta organización para hacerlo parte de este.
6 A.Tener en cuenta a los públicos externos, es así como es necesario generar un espacio para las quejas de los usuarios del HUV.
TACTICAS, ACCIONES Y ENTREGABLES.
TACTICA 1:
La realización de un conversatorio mensual donde participen los directivos y empleados.
ACCION 1:
El conversatorio se realizara una vez al mes y se tratara un eje temático por conversatorio, este espacio será articulado para generar una comunicación efectiva entre directivos y empleados. La dinámica permitirá la participación a empleados de acuerdo a sus inquietudes e inconformidades.
ENTREGABLE 1:
Videos de cada conversatorio
Un acta como constancia de los asistentes al conversatorio, los puntos tratados y las inconformidades manifestadas por cada eje temático.
TACTICA 3:
Se llevara a cabo un concurso de apropiación de la identidad, visión, misión, valores corporativos del HUV entre las directivas y empleados.
ACCION 3:
Se realizara una yincana con la modalidad de concurso una vez cada tres meses, participaran en ella directivos, docentes y estudiantes, los tema a tratar serán sobre la apropiación que se tiene de la organización
ENTREGABLES:
Video de cada yincana.
TACTICA 4:
Se implementaran visitas por parte de las directivas del HUV a cada uno de los grupos de cada parte del hospital para afrontar inconformidades, dudas, sugerencias entre otros.
ACCION 4:
De acuerdo con los horarios de cada empleado se adecuaran las visitas de los directivos a los diferentes espacios de trabajo donde podrán manifestar sus inconformidades, dudas y sugerencias este proceso tendrá una duración máxima de una hora.
ENTREGABLES 4:
Acta de jornada de socialización donde se estipulan asistentes y comentarios de participación.
PROPUESTA DE MONITOREO:
La mejor forma de evidenciar el éxito del plan es mostrar los resultados. La propuesta seria evaluar los objetivos del plan y los fines conseguidos hasta ahora mediante registros audiovisuales, diagramas como muestra cuantitativa y difundirlos por medio por canales estratégicos del HUV.
Ya para medir la información recibida, la aceptación y entendimiento de esta entre el empleado y directivos seria adecuado el manejo de encuestas, medición de la participación y asistencia a los eventos propuestos en las estrategias mediante los registros escritos.
TACTICA 3:
Se llevara a cabo un concurso de apropiación de la identidad, visión, misión, valores corporativos del HUV entre las directivas y empleados.
ACCION 3:
Se realizara una yincana con la modalidad de concurso una vez cada tres meses, participaran en ella directivos, docentes y estudiantes, los tema a tratar serán sobre la apropiación que se tiene de la organización
ENTREGABLES:
Video de cada yincana.
TACTICA 4:
Se implementaran visitas por parte de las directivas del HUV a cada uno de los grupos de cada parte del hospital para afrontar inconformidades, dudas, sugerencias entre otros.
ACCION 4:
De acuerdo con los horarios de cada empleado se adecuaran las visitas de los directivos a los diferentes espacios de trabajo donde podrán manifestar sus inconformidades, dudas y sugerencias este proceso tendrá una duración máxima de una hora.
ENTREGABLES 4:
Acta de jornada de socialización donde se estipulan asistentes y comentarios de participación.
PROPUESTA DE MONITOREO:
La mejor forma de evidenciar el éxito del plan es mostrar los resultados. La propuesta seria evaluar los objetivos del plan y los fines conseguidos hasta ahora mediante registros audiovisuales, diagramas como muestra cuantitativa y difundirlos por medio por canales estratégicos del HUV.
Ya para medir la información recibida, la aceptación y entendimiento de esta entre el empleado y directivos seria adecuado el manejo de encuestas, medición de la participación y asistencia a los eventos propuestos en las estrategias mediante los registros escritos.
